Política de Tratamiento de Datos Personales y Aviso de Privacidad

1. Aviso de privacidad (resumen)

• Quién es el Responsable: Nicolás Cortés Vidaller, persona natural, titular de la plataforma y marca Nerquivo. Puedes contactarnos en soporte@nerquivo.com.
• Para qué usamos tus datos: para crear tu cuenta, prestarte el servicio, cobrar y facturar, darte soporte, enviarte avisos del servicio y proteger la plataforma. El detalle está en la sección 5.
• Tus derechos: conocer, actualizar y rectificar tus datos; pedir prueba de la autorización; saber cómo los usamos; revocar la autorización o pedir su supresión; acceder gratis a ellos; y quejarte ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Datos sensibles: no los pedimos. Responder preguntas sobre ellos es siempre opcional.
• Dónde está la política completa: en esta misma página. Te pedimos tu autorización previa, expresa e informada con una casilla al registrarte.

2. Responsable y roles

Nerquivo cumple dos roles, según de quién sean los datos:

• Responsable de los datos de sus clientes y usuarios: quienes se registran, los miembros de su equipo, los datos de facturación y los de quienes nos escriben o visitan nuestro sitio.
• Encargado de los datos de las personas que cada cliente carga o conecta en la plataforma (sus propios clientes, deudores o prospectos). Para esos datos el Responsable es el cliente, y Nerquivo los trata en su nombre y bajo sus instrucciones (ver Términos y Condiciones, sección «Datos personales de tus contactos»).

3. Qué datos tratamos

De nuestros clientes y usuarios (Nerquivo como Responsable):

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, empresa y cargo.
• Acceso y seguridad: contraseña (guardada de forma protegida, nunca en texto legible), registros de inicio de sesión, dirección IP y navegador.
• Facturación: tipo y número de documento, razón social, dirección, municipio, correo de facturación y responsabilidades fiscales.
• Pago: no almacenamos el número completo de tu tarjeta ni su código de seguridad; los captura directamente Wompi. Nosotros guardamos solo el identificador de la fuente de pago, la marca, los últimos cuatro dígitos, la fecha de vencimiento y una huella cifrada e irreversible (hash) que sirve para evitar el abuso de pruebas gratuitas. También el historial de cobros y facturas.
• Constancias legales: tus aceptaciones (fecha, hora, dirección IP, navegador, versión y huella del texto que aceptaste).
• Uso del servicio: configuración de agentes, ejecuciones, registros de actividad y de comunicaciones, necesarios para soporte, seguridad y trazabilidad.
• Tus comunicaciones con nosotros: consultas, soporte, peticiones, quejas y reclamos.

De los contactos de nuestros clientes (Nerquivo como Encargado): lo que cada cliente decida cargar o conectar, por ejemplo nombre, teléfono, correo, saldos u obligaciones, fechas, el contenido de las conversaciones con los agentes y el resultado de cada gestión.

4. Autorización del titular

El tratamiento de tus datos como cliente o usuario se basa en tu autorización previa, expresa e informada, que nos das al marcar la casilla de aceptación al registrarte o al usar el servicio. Dejamos constancia de cuándo, desde dónde y qué versión aceptaste. Algunos tratamientos se apoyan además en la ley o en la ejecución del contrato (por ejemplo, la facturación). Puedes revocar tu autorización en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos.

Para operar el servicio nos apoyamos en proveedores tecnológicos que tratan datos por cuenta nuestra, obligados a la confidencialidad y a aplicar medidas de seguridad adecuadas. Algunos pueden estar fuera de Colombia, por lo que puede haber transmisión internacional de datos, que autorizas al aceptar esta política. Fuera de lo anterior, solo compartimos datos con autoridades cuando la ley o una orden judicial o administrativa lo exige, o con quien adquiera el negocio si nuestra titularidad cambia (ver «Vigencia y cambios»).

5. Para qué usamos los datos (finalidades)

Usamos los datos de nuestros clientes y usuarios para:

• crear y administrar tu cuenta, verificar tu correo y tu identidad, y permitirte acceder al servicio;
• prestar el servicio contratado, incluida la operación de los agentes y la generación de reportes;
• validar tu tarjeta, procesar cobros (incluidos los recurrentes) y reembolsos, y emitir facturación electrónica y llevar nuestra contabilidad;
• enviarte comunicaciones del servicio: confirmaciones, avisos de la prueba y de cobro, recibos, alertas de seguridad, cambios en las condiciones y soporte;
• prevenir fraude y abuso (incluida la repetición de pruebas gratuitas) y proteger la seguridad de la plataforma;
• atender consultas, peticiones, quejas y reclamos, y conservar la evidencia de tu consentimiento;
• cumplir obligaciones legales, tributarias y contables, atender requerimientos de autoridades y ejercer o defender nuestros derechos;
• elaborar estadísticas y mejorar el servicio con información agregada o anonimizada.

No vendemos tus datos ni los usamos para publicidad de terceros. Solo te enviaremos novedades o promociones si lo autorizas, y podrás retirar esa autorización en cualquier momento.

Respecto de los datos de los contactos de nuestros clientes, la única finalidad es ejecutar los procesos que el cliente configura (recordatorios, seguimientos, agendamiento, etc.), registrar su trazabilidad y generarle reportes. No los usamos para fines propios.

6. Inteligencia artificial

Los modelos de IA procesan el texto de las conversaciones para clasificar intenciones y redactar respuestas dentro de los límites que configura el cliente. No usamos los datos de nuestros clientes ni de sus contactos para entrenar modelos propios ni los vendemos, y exigimos a nuestros proveedores de IA que los traten únicamente para prestar el servicio, según sus condiciones comerciales de uso por API. Las respuestas de la IA pueden contener errores, por eso cada cliente supervisa sus resultados.

7. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales tienes derecho a:

• conocer, actualizar y rectificar tus datos frente al Responsable o al Encargado, en especial si son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, inducen a error o su tratamiento está prohibido o no fue autorizado;
• solicitar prueba de la autorización que diste;
• ser informado, si lo pides, del uso que se ha dado a tus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley;
• revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales (no procede si existe un deber legal o contractual de conservarlo);
• acceder de forma gratuita a tus datos personales.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro, acreditando su calidad.

8. Cómo ejercer tus derechos: consultas y reclamos

Escribe a soporte@nerquivo.com indicando tu nombre, tu documento de identidad, un medio para responderte y la descripción de lo que solicitas. El responsable de atender estas solicitudes es Nicolás Cortés Vidaller.

Consultas. Las respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible, te informamos los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento de la ley):

1. El reclamo debe incluir tu identificación, la descripción de los hechos, una dirección o correo para responderte y los documentos que quieras hacer valer.
2. Si está incompleto, te pediremos subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo. Si pasan dos (2) meses sin que lo completes, entenderemos que desististe.
3. Si no somos competentes para resolverlo, lo trasladamos a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles y te avisamos.
4. Una vez completo, incluimos en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un máximo de dos (2) días hábiles y la mantenemos hasta que se decida.
5. Lo resolvemos en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo completo. Si no es posible, te informamos los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Solo podrás acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) después de haber agotado este trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

9. Seguridad y confidencialidad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido, entre ellas: cifrado de las conexiones, contraseñas protegidas, control de acceso por roles, separación de la información entre clientes, bitácoras de auditoría y límites a los intentos de registro de tarjetas. Ningún sistema es infalible: si ocurre un incidente de seguridad que afecte tus datos, te informaremos y lo reportaremos a la SIC cuando la ley lo exija.

10. Conservación

Conservamos los datos mientras tengas una cuenta y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades de esta política y las obligaciones legales (por ejemplo, los soportes contables y las facturas, que la ley exige conservar por varios años). Cuando una cuenta se cierra definitivamente, eliminamos o anonimizamos los datos operativos en un máximo de 60 días, salvo los que debamos conservar por ley o para defendernos de reclamaciones. Los datos de los contactos que tratamos como Encargados se devuelven o se eliminan según las instrucciones del cliente.

11. Cookies

En la plataforma usamos cookies estrictamente necesarias para mantener tu sesión y la seguridad de tu cuenta. Hoy no usamos cookies publicitarias. Si en el futuro agregamos cookies de analítica o de publicidad, actualizaremos esta política y te pediremos autorización cuando corresponda.

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha de su versión y mientras tratemos datos personales. Si la cambiamos de forma sustancial, te avisaremos por correo antes de que aplique y publicaremos la nueva versión con su fecha; si el cambio afecta las finalidades, te pediremos una nueva autorización cuando la ley lo requiera. Conservamos las versiones anteriores como evidencia.

Si la titularidad de Nerquivo pasa a una sociedad (por ejemplo, una S.A.S.), te lo avisaremos y esa sociedad asumirá como Responsable y Encargado, con las mismas obligaciones frente a tus datos.

13. Contacto

Para consultas, reclamos o cualquier duda sobre esta política, escríbenos a soporte@nerquivo.com.